Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)

Version 1.1 · Stand: 1. August 2026

1. Geltungsbereich

1.1. Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten für Dienstleistungen der Aki Dental Solutions GmbH, Gundelindenstraße 6, 80805 München (Anbieterin des Angebots „Claymed“, nachfolgend „Auftragnehmer“), gegenüber Auftraggebern, die Unternehmer im Sinne von § 14 BGB sind, insbesondere Zahnarztpraxen, kieferorthopädische Praxen und MVZ. Sie gelten nicht gegenüber Verbrauchern.

1.2. Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende Geschäftsbedingungen des Auftraggebers werden nur Vertragsbestandteil, wenn der Auftragnehmer ihrer Geltung ausdrücklich in Textform zugestimmt hat.

2. Verhältnis zu gesondert geschlossenen Verträgen

2.1. Für einen gesondert geschlossenen Claymed-Kundenvertrag gelten vorrangig dessen Bestimmungen und die dort ausdrücklich einbezogenen Datenschutzdokumente. Diese AGB finden nur Anwendung, soweit der Kundenvertrag dies ausdrücklich vorsieht.

2.2. Diese AGB gelten für einen Kundenvertrag also nur, soweit dieser sie ausdrücklich einbezieht.

3. Vertragsgegenstand und Leistungen

3.1. Der Auftragnehmer erbringt Dienstleistungen im Bereich der zahnmedizinischen Abrechnung (insbesondere BEMA, GOZ/GOÄ, BEL/BEB, ZE, PAR, HKP/eHKP, KFO und MKG), Abrechnungschecks und Leistungskontrollen, Rückstandsabbau, Vertretungen, Schulung und Prozessbegleitung sowie damit verbundene administrative Tätigkeiten. Nicht umfasst sind zahnärztliche oder sonstige heilberufliche Leistungen, die Erstellung oder nachträgliche Änderung medizinischer Befunde, die Führung streitiger rechtlicher Auseinandersetzungen, Forderungsankauf, Factoring, Inkasso sowie Rechts- oder Steuerberatung.

3.2. Die Zusammenarbeit erfolgt auf Grundlage eines laufenden Rahmenvertrags. Der Abschluss gesonderter Einzelaufträge ist nicht erforderlich. Die vereinbarten Leistungsbereiche können innerhalb des bestehenden Vertrags einvernehmlich erweitert werden, zum Beispiel um kieferorthopädische Abrechnung (KFO).

3.3. Der Auftragnehmer schuldet eine sorgfältige Dienstleistung nach dem jeweiligen Stand des Abrechnungswesens; ein bestimmter wirtschaftlicher Erfolg wird nicht geschuldet.

4. Servicezeiten, Reaktion und Bearbeitungsbeginn

4.1. Servicezeiten sind Montag bis Freitag von 09:00 bis 20:00 Uhr, ausgenommen gesetzliche Feiertage („Service-Stunden“).

4.2. Der Auftragnehmer reagiert auf Anfragen des Auftraggebers mit einer qualifizierten Erstreaktion innerhalb von vier Service-Stunden. Die qualifizierte Erstreaktion ist eine inhaltliche erste Rückmeldung; sie bedeutet nicht die vollständige oder abschließende Bearbeitung des Anliegens oder die Einhaltung einer Bearbeitungsfrist. Außerhalb der Servicezeiten pausiert die Frist und läuft mit Beginn der nächsten Servicezeit weiter.

4.3. Der Beginn der Bearbeitung erfolgt grundsätzlich innerhalb von fünf Werktagen nach vollständiger Bereitstellung der erforderlichen Unterlagen und Zugänge durch den Auftraggeber. Verzögerungen aufgrund fehlender Mitwirkung des Auftraggebers verschieben die genannten Zeiten entsprechend.

5. Mitwirkungspflichten des Auftraggebers

5.1. Der Auftraggeber stellt sämtliche für die Leistungen erforderlichen Unterlagen, Daten und Zugänge vollständig, richtig und rechtzeitig zur Verfügung.

5.2. Der Auftraggeber gewährleistet einen gesicherten und datenschutzkonformen Zugriff über VPN oder andere vereinbarte Zugangswege auf das Praxisverwaltungssystem (PVS) sowie andere relevante Systeme.

5.3. Änderungen an Abläufen, Software, Dokumentationen oder sonstigen praxisinternen Strukturen, die die Arbeit des Auftragnehmers betreffen, sind unverzüglich mitzuteilen.

6. Vergütung und Zahlungsbedingungen

6.1. Die Höhe der Vergütung wird bei Vertragsschluss individuell vereinbart und ergibt sich aus dem jeweiligen Kundenvertrag oder der sonst bei Beauftragung getroffenen Vereinbarung, jeweils zuzüglich gesetzlicher Umsatzsteuer.

6.2. Abgerechnet wird nach tatsächlich erfasstem Zeitaufwand im 15-Minuten-Takt. Die Rechnungsstellung erfolgt monatlich; der Rechnung wird ein Tätigkeitsnachweis beigefügt.

6.3. Rechnungen sind innerhalb von 14 Kalendertagen nach Zugang ohne Abzug zahlbar.

6.4. Mit Ablauf der Zahlungsfrist tritt Verzug ohne weitere Mahnung ein; im Übrigen gelten die gesetzlichen Regelungen, insbesondere zu Verzugszinsen und Mahnkosten. Nach vorheriger Mitteilung in Textform darf der Auftragnehmer die Leistungen bis zum Ausgleich fälliger Beträge aussetzen.

6.5. Reisezeiten und Reisekosten für Vor-Ort-Termine werden nur vergütet, wenn dies zuvor in Textform vereinbart wurde.

7. Geld-zurück-Garantie

7.1. Der Auftragnehmer gewährt einmalig je Auftraggeber eine Geld-zurück-Garantie für die insgesamt zeitlich zuerst erbrachten 20 abrechenbaren Leistungsstunden. Die Garantie bezieht sich auf die reguläre, vergütete Zusammenarbeit; ein gesonderter Testlauf findet nicht statt.

7.2. Die Garantie kann in Textform bis 14 Kalendertage nach dem späteren der folgenden Zeitpunkte in Anspruch genommen werden: a) Ablauf eines Monats nach Beginn der ersten Leistung; b) Zugang des Tätigkeitsnachweises, in dem die 20. abrechenbare Stunde ausgewiesen ist. Endet der Vertrag vorzeitig, tritt an die Stelle von Buchstabe b) der Zugang des letzten Tätigkeitsnachweises.

7.3. Konnte der Auftraggeber die Qualität aufgrund eines noch nicht ausreichenden Umfangs oder Fallmixes nicht belastbar beurteilen, kann der Auftragnehmer die Bewertungsphase auf einen vor Fristablauf in Textform gestellten, begründeten Wunsch des Auftraggebers um bis zu vier Wochen verlängern. Die Verlängerung bedarf der Vereinbarung in Textform.

7.4. Voraussetzung der Inanspruchnahme ist ein internes, auf die erbrachten Leistungen bezogenes Feedback des Auftraggebers in Textform mit mindestens 1.200 Zeichen (einschließlich Leerzeichen), das (a) die fachliche Arbeitsqualität, (b) Kommunikation und Zuverlässigkeit sowie (c) Zusammenarbeit und Abläufe behandelt und mindestens einen konkreten Verbesserungsvorschlag enthält oder erklärt, dass kein Verbesserungsbedarf besteht. Positives, neutrales oder kritisches Feedback ist gleichermaßen ausreichend. Das Feedback darf keine Patientendaten enthalten.

7.5. Bei wirksamer Inanspruchnahme entfällt die Vergütung für die von der Garantie erfassten Stunden. Der Auftragnehmer erteilt innerhalb von 14 Kalendertagen eine Rechnungskorrektur und erstattet bereits gezahlte Beträge einschließlich der darauf entfallenden Umsatzsteuer. Ausgenommen sind zuvor in Textform genehmigte Fremdkosten.

7.6. Die Inanspruchnahme der Garantie ist keine Kündigung und setzt keine Kündigung voraus. Das Vertragsverhältnis besteht unabhängig von der Garantie fort, soweit es nicht gesondert nach Ziffer 11 gekündigt wird. Gesetzliche und sonstige vertragliche Ansprüche bleiben unberührt.

8. Vertraulichkeit und Datenschutz

8.1. Beide Parteien verpflichten sich zur vertraulichen Behandlung aller Informationen, die im Rahmen der Zusammenarbeit bekannt werden. Der Auftragnehmer verpflichtet eingesetzte Personen auf Vertraulichkeit und, soweit einschlägig, auf die Geheimhaltungspflichten nach § 203 StGB.

8.2. Der Auftragnehmer verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen der DSGVO sowie weiterer geltender Datenschutzvorschriften und nur zur Erfüllung der vertraglich vereinbarten Leistungen. Eine Nutzung personenbezogener oder lediglich pseudonymisierter Patientendaten für eigene Zwecke des Auftragnehmers findet nicht statt.

8.3. Soweit der Auftragnehmer personenbezogene Daten im Auftrag des Auftraggebers verarbeitet, schließen die Parteien eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Im Rahmen eines Claymed-Kundenvertrags erfolgt dies durch die dort ausdrücklich einbezogenen Datenschutzdokumente.

9. Nutzung von Zugängen und Systemen

9.1. VPN-Zugänge und sonstige Werkzeuge, die dem Auftragnehmer bereitgestellt werden, dürfen ausschließlich zur Erfüllung der Leistungen genutzt werden.

9.2. Der Auftraggeber stellt sicher, dass alle Zugänge technisch funktionsfähig und datenschutzkonform eingerichtet sind.

10. Haftung

10.1. Der Auftragnehmer haftet unbeschränkt für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit sowie für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit.

10.2. Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet der Auftragnehmer nur für die Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Auftraggeber regelmäßig vertrauen darf), und der Höhe nach begrenzt auf den vertragstypischen, bei Vertragsschluss vorhersehbaren Schaden.

10.3. Die Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz sowie aufgrund sonstiger zwingender gesetzlicher Vorschriften bleibt unberührt.

10.4. Der Auftraggeber bleibt für die Richtigkeit und Vollständigkeit der bereitgestellten Dokumentation und Daten verantwortlich; der Auftragnehmer haftet nicht für Folgen fehlender oder fehlerhafter Dokumentation des Auftraggebers sowie nicht für technische Ausfälle, Softwareprobleme oder Systemstörungen im Verantwortungsbereich des Auftraggebers.

11. Vertragslaufzeit und Kündigung

11.1. Der Vertrag wird auf unbestimmte Zeit geschlossen, soweit nichts anderes vereinbart ist.

11.2. Beide Parteien können den Vertrag mit einer Frist von 30 Tagen zum Monatsende kündigen. Die Kündigung bedarf der Textform (zum Beispiel E-Mail).

11.3. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

12. Aufrechnung und Zurückbehaltung

Der Auftraggeber kann nur mit unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Forderungen aufrechnen. Zurückbehaltungsrechte stehen dem Auftraggeber nur zu, soweit sie auf demselben Vertragsverhältnis beruhen.

13. Schlussbestimmungen

13.1. Änderungen und Ergänzungen dieser AGB sowie Erklärungen im Zusammenhang mit dem Vertrag bedürfen der Textform, soweit nicht gesetzlich eine strengere Form vorgeschrieben ist.

13.2. Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.

13.3. Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland.

13.4. Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit dem Vertragsverhältnis ist - soweit gesetzlich zulässig - der Sitz des Auftragnehmers (München).